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政府OA系统

简介

合友OA办公系统(政府版),旨在为那些目前信息化水平较低的政府机构提供一个有效提高办公管理效率和水平的信息化系统,迅速快捷地搭建起高效的电子政务平台。它以“信息协同”、“业务协同”、“资源协同”为基本设计思想,突破了在政府信息化系统中存在的信息孤岛和业务孤岛的障碍,以开放式的、可扩展的性能实现政府内部机构、政府部门之间和政府与公众之间的协同和互动的应用体系。

 

功能

本系统主要包括个人办公、公共信息、沟通交流、工作流程、行政管理、公文管理、系统维护和移动办公等8大模块,为新时代下的政务办公提供方便实用、优质高效的无纸化办公系统,改善工作环境,降低工作压力,提升工作效率。
1、个人办公
本模块是为了实现对员工的目标驱动,让员工清楚的知道还有哪些工作要做,以及需要什么时候做完,这样就可以很好的督促员工尽快将待办的工作完成,从而能够很好的保障组织整体目标的顺利实现。另外,本模块还提供了很多辅助员工个人办公的模块,能够提高员工个体的办公效率。具体功能如下:

待办事宜:让员工清楚的知道还有哪些工作需要办理。
我的邮件:能够在同事之间收发邮件,支持上传附件,支持回执,支持回复和转发。
我的文档:用来保存各种文字信息,如工作日志、工作计划、工作总结等,支持私密文档。
我的网盘:员工可将自己重要文件上传到服务器上,以防被病毒感染或丢失。
我的相册:员工可以将自己的各种图片上传到服务器上,以便以后查看。
我的日程:用来安排自己的日程,可以分轻重缓急,可以设置是否提醒。
我的任务:用来查看领导给自己安排的任务,可以向领导反馈完成情况。
我的便签:用来记录一些琐碎的信息,以便以后查找。
通 讯 录:包含个人通讯录、内部通讯录和公共通讯录三个大的群组,方便员工查找。
个人设置:用来修改员工自己的信息,包括联系方式、登录密码等。

2、公共信息
现在是信息时代,信息的及时传递对于任何组织都是非常重要的,但是还有很多单位信息发布的手段落后、效率低,发布一个公告或者通知,需要层层转达,不能够及时的把信息传递给相关人员,即使用电话,也得一个一个人逐个通知,费时费力,而且成本也高;另外,文档的管理也不规范,查找不方便,保管不安全。为此,我们开发了公共信息模块,包含以下功能:

资讯中心:用来发布各种新闻资讯,可以对资讯进行分类管理,支持评论。
公告通知:用来发布公告和通知,支持回执,可以进行分类管理。
公共文档:用来管理组织内部的公共文档,可以按目录和文件进行授权。
网络硬盘:用来分享大尺寸的文件,例如视频文件、软件安装文件等。
网络相册:用来分享公共照片,不用安装任何看图软件,在网页内即可查看。

3、沟通交流
管理的本质是沟通,任何一个组织都需要沟通,否则成员之间就无法协作,但现在很多组织的沟通方式比较落后,沟通效率低,沟通成本高,沟通渠道少。为此,我们开发了沟通交流模块,可以帮助上述组织实现更加有效的沟通,具体功能如下:

内部论坛:为员工提供一个交流的平台,可以建立多个版块,每个版块可以设置版主。
聊 天 室:实现员工之间的在线聊天,可以多人聊天,也可发送悄悄话。
网络会议:可以召开在线网络会议,会议内容自动记录。
内部投票:可以发起内部投票,投票项目可以单选,也可多选,可以设置为匿名投票,也可以要求实名投票,投票结果以图形化的形式显示。
部门邮件:实现部门之间的邮件收发,包括收件箱、发件箱、邮件归档等。

4、工作流程
目前在很多政府部门,每天都有大量的工作需要审批,申请人需要拿着纸质的申请单挨个部门去找领导审批,不仅效率低下,而且存在感情办事,不按规定流程走的现象。甚至有些工作干脆就不走流程,造成事后推诿、无据可查的严重后果。另外,纸质的单据积累到一定的程度就不易查阅,如果要统计单据中的数据,就更加困难了。为了解决上述问题,我们研发了工作流系统,该系统具有以下功能和特点:

支持自定义表单:系统提供可视化的表单设计器,用户不需要专业的知识即可自定义各种工作表单。
支持自定义流程:系统提供可视化的流程设计器,用户只需点点鼠标即可绘制出复杂的流程。流程支持分支,支持回退。
支持图形化进度监控:用直观的流程图显示工作的办理情况,办理进度一目了然。
支持权限的精确控制:管理员可以设置流程中的每一步由哪些人办理,以及每一步可以操作表单中的哪些输入项,从而实现权限的精确管控。
支持固定流和自由流:本系统不仅支持刚性的固定流程,还支持柔性的自由流,从而可以对不同的人和事灵活的使用不同的管理手段,做到刚柔并济,面面俱到。
支持扩展插件:对于特殊流程,系统还支持外接插件,可以满足客户的各种个性化需求。
支持手机审批:系统支持通过手机进行审批,极大方便了经常出门的领导,避免因外出而耽误工作的办理,实现随时随地办公。
支持短信提醒:当有工作需要办理时,系统会自动给办理者发送提示短信,以便他及时办理,从而提高办事效率。

5、行政管理
行政事务涉及面广、工作量大、事情繁杂、矛盾交织、责任重大,常常让行政管理人员感觉“心有余而力不足”。为此,我们开发了行政管理模块,可以规范行政工作的办理流程,提高办理效率,具体功能如下:

用品管理:能够规范低值易耗品的申购、入库、保管、发放、使用及盘存等程序,提高利用效率,降低办公经费。
资产管理:实现对固定资产从入库、领用、调拨及报废的统一管理,提高资产利用率。
车辆管理:能够更加有效地利用车辆资源,控制管理成本,规范用车秩序。
会议管理:实现合理、高效地利用会议室,满足各种会议、接待工作的需要。
档案管理:实现档案的管理,包括登记、借阅、归还等功能。
印鉴管理:实现重要印鉴的管理,包括借用、归还等功能。
接待管理:能够提高接待及公关工作的效果,充分展示单位的文化,体现单位的形象。

6、公文管理
在很多政府部门内,每天都有大量的公文需要处理,传统的处理办法是拿着纸质的文件挨个部门找领导签批或审阅,不仅办理效率低,以后也不方便查阅,为此我们设计了基于计算机网络的公文管理系统,该系统具有以下功能和特点:

支持自定义表单:用户可以根据情况自己设计发文拟稿纸和收文登记单。
支持自定义流程:用户可以针对不同类型的公文设计不同的收发文流程。
支持电子签章:可以为领导设置电子签章,在公文中即可显示领导的签名。
支持痕迹保留:能够查看每一步的修改痕迹,从而可以知道文档的修订过程。
支持批注:领导可以在正文内插入批注,以便后续步骤进行相关处理。
支持自动套头:在设计流程时可以为不同的流程设置相应的文档模板,在办理时即可实现自动套头。
支持多种编号方式:即支持公文管理员手动编号,也可以由系统自动编号。

7、系统维护
为了方便管理员维护本系统,我们提供了以下功能:

组织结构:用来维护部门和人员的基本信息,以及人员的操作权限、管辖范围和所属角色。系统支持多种组织结构设计式,客户可以根据自身行业特点、人员规模和基本性质等采用最合适方案。
角色管理:用来定义内部的各种岗位,以及这些岗位的权限。
操作日志:用来查看用户访问本系统时进行的操作日志,可以看到访问人、访问时间、访问者所在机器的IP地址、所进行的操作。并能对访问量进行统计和分析。
系统设置:包括首页设置、菜单设置等功能。
系统信息:显示系统的基本信息,包括操作系统、物理地址、端口号等。

8、移动办公
现在很多管理者经常出差在外,很少在内部办公,与内部人员的沟通和有效控制成了很多管理者头疼的问题。为此,我们研发了明致OA办公系统手机客户端,它是专为管理者设计的一套产品化解决方案,旨在为那些事务繁忙却又具有决定权的领导者提供一个不受环境和地域限制的办公方式,以此来提高管理者对于突发事件的反应能力。
该OA办公系统通过无线网络与办公系统服务器进行数据交互,用户可以在手机上审批各种工作申请、监控下属的工作情况、收发邮件、查看内部通讯录等。具体功能如下:

工作审批:用来查看和审批下属提交的各种申请。
工作查询:用来查询和监控各项工作的办理情况。
日程安排:用来查看和安排自己的日程。
我的邮件:用来收发内部邮件。
我的便签:用来记录一些琐碎的信息,以便日后查找。
我的文档:用来查看和编辑自己的各种电子文档。
通 讯 录:用来查看联系人信息,包括个人通讯录和公共通讯录。
公告通知:用来查看单位发布的各种公告和通知。
内部资讯:用来查看单位发布的各种资讯。